ATCVercammen VOF
Meidoorn 21 Bus 0 B-2640 Mortsel
Tel +32 495 276 976
erwin@vercammen.be
Excel TIPS
Voorwaardelijke Opmaak van Cellen
We gaan aan de slag met de functie Voorwaardelijke opmaak. Daarmee krijgen getallen of cellen een kleur, afhankelijk van de voorwaarde die je opgeeft. We hebben als voorbeeld een aantal vaste lasten onder elkaar gezet. Alle omschrijvingen staan in kolom A. In kolom B staan de bedragen die in januari moeten worden betaald. In kolom C neem je het opschrift uit onderstaande afbeelding over.
In kolom D komen de bedragen die je in februari moet betalen, kolom F is voor de bedragen van maart enzovoort. De meeste bedragen moeten iedere maand betaald worden, andere bedragen slechts drie keer per jaar of zelfs maar eenmaal per jaar. Je noteert in de kolommen van alle maanden welke bedragen daarin horen.
Om aan te geven dat een bedrag in januari (in kolom B) is betaald, typ je er in kolom C iets naast: je typt een x, of OK of het woord betaald of je vult de datum in waarop het is betaald; maakt niet uit. Heb je een bedrag van de februari-kolom betaald, dan noteer je je aanduiding in kolom E enzovoort.
Veel mensen vinden Excel ingewikkeld, terwijl het juist zo handig is om deze software onder de knie te hebben. Bekijk daarom eens de cursus Excel in de praktijk van onze Tech Academy. Of ga voor de Cursusbundel Excel in de praktijk, inclusief praktijkboek!
Opmaakformule
Vervolgens zorgen we dat het betreffende bedrag rood wordt zodra je er iets naast hebt getypt. Wellicht ben je bekend met Voorwaardelijke opmaak in Excel. Daarmee laat je een cel verkleuren, afhankelijk van het getal dat daarin staat. Als dan bijvoorbeeld het getal groter wordt dan 10, wordt de cel geel en wordt dat getal vet.
Nu willen wij niet de cel laten verkleuren als het getal in diezelfde cel verandert, maar als er in de cel ernaast iets wordt getypt. Die voorwaarde stel je in door middel van een formule.
Selecteer de cellen B3 tot en met B30 en klik in het tabblad Start op Voorwaardelijke opmaak. Het menu dat opent, geeft de voor de hand liggende instellingen, maar wij gaan voor een gevorderde optie. Kies onder in dat menu Nieuwe regel; in het venster dat verschijnt, kies je Een formule gebruiken om te bepalen welke cellen worden opgemaakt, waarop een invoervak verschijnt. Daarin voer je de formule in: =C3>0.
Opmaakformule
Is te doen, toch? Let erop dat in deze formule het rijnummer (de 3 van C3) gelijk is aan het nummer van de eerste rij die je hebt geselecteerd, de 3 van B3 in dit geval.
Klik in ditzelfde venster op Opmaak; het venster Cellen opmaken gaat open. Neem de tab Lettertype, want hiermee bepaal je de kleur van het bedrag. Kies met de keuzelijst onder Kleur voor rood. Om te zorgen dat het bedrag ook vet wordt, klik je onder Tekenstijl op Vet. Sluit de vensters door driemaal op OK te klikken.
Zodra je nu in kolom C iets naast het bedrag typt (een x, OK, een datum of een woord), wordt het bedrag zelf rood en vet.
Het leuke is dat dit ook werkt voor negatieve bedragen, dus voor bedragen die je ontvangt, zoals storneringen van een incasso. Want de formule =C3>0 houdt niet in dat er een positief bedrag moet staan, maar betekent louter: als er ook maar iets staat in kolom C (ook een letter of een woord geldt als ‘groter dan nul’). Waarop dan de cel ernaast in kolom B zal verkleuren.
Wil je deze voorwaardelijke opmaak bijstellen, dan klik je op een van de cellen die je zojuist hebt ingesteld (in kolom B), klik je op Voorwaardelijke opmaak, Regels beheren en Regel bewerken.
- Cel verkleuren
Cel verkleuren
Misschien vind je het niet handig om het betaalde bedrag rood en vet te maken en wil je liever dat de cel met dat bedrag in dat geval grijs kleurt. Zet dan dezelfde stappen als hiervoor; klik na het invoeren van de formule op Opmaak, maar klik in het venster Cellen opmaken op de tab Opvulling en kies uit het kleurenpalet een grijstint. Dan zal de cel met het bedrag grijs kleuren zodra je in kolom C iets naast het bedrag typt.
Cel verkleuren
Dezelfde formule wordt op alle cellen toegepast
Je hebt de formule =C3>0 ingegeven voor de hele serie B3 tot en met B30. Zien hoe dat werkt? Klik nog eens op cel B3, klik in het lint Start op Voorwaardelijke opmaak en klik in het menu op Regels beheren. Rechts in het venster ziet je Formule: =C3>0; dat is de voorwaarde, de if-then, maar zonder ALS ervoor. Onder Opmaak zie je het voorbeeld van de opmaak. Links lees je onder Van toepassing op: voor welke cellen deze regel geldt: =$B$3:$B$30 in ons geval. Denk de dollartekens even weg, dan staat er B3 tot en met B30 (dit is een zogeheten absolute verwijzing).
Sluit dit venster en klik op een cel een paar rijen lager, bijvoorbeeld op B5. Klik weer op Voorwaardelijke opmaak en op Regels beheren. In het venster met de instellingen zie je precies dezelfde formule! Je zou verwachten dat hier zou staan =C5>0, zoals het rijnummer gewoonlijk opschuift als je een formule omlaag kopieert. Dat gebeurt bij voorwaardelijke opmaak ook wel, maar je ziet dat hier niet. Je ziet alleen de formule zoals die geldt voor de eerste cel in deze serie.
Zolang rijnummer 3 van C3 maar gelijk is aan rijnummer 3 van B3 onder Van toepassing op, kun je ervan op aan dat op de achtergrond voor de kleur van B5 de formule wordt toegepast =C5>0. Dat gaat ook goed, maar dat is in dit venster dus niet te zien.
Beheren
Opmaak kopiëren
We hebben de voorwaardelijke opmaak voor de eerste maand, januari, ingesteld. Voor de volgende maanden wordt het makkelijk, wan je kunt deze opmaak kopiëren. Ken je het trucje met de opmaak-kwast? Dat is de knop links boven in het lint Start, onder Knippen en Kopiëren. Die heet Opmaak kopiëren/plakken en dat is precies wat deze knop doet. Is een cel bijvoorbeeld geel en vet, en wil je een andere cel ook deze opmaak geven, dan klik je op de gele en vette cel, klik je op de knop Opmaak kopiëren/plakken en klik je u op een andere cel; de opmaak van de eerste cel wordt dan overgebracht op de andere cel.
Dat kan deze knop ook met een hele kolom: klik op de letter van een bepaalde kolom, klik op Opmaak kopiëren/plakken en klik op de letter van een andere kolom; alle kenmerken van de eerste kolom worden overgebracht op de andere kolom. En als je niet op die ene andere kolom klikt, maar over meer kolomletters sleept, worden alle kenmerken van de originele kolom overgebracht op die andere kolommen.
Kwast
Dat kan ook voor twee kolommen die naast elkaar staan. Klik je nog even op kolom B, klik op de knop Randen en kies uit het menu de Linkerrand. Klik op kolom C, klik op de knop Randen en kies uit het menu de Rechterrand. Zo wordt duidelijk dat deze beide kolommen bij elkaar horen, bij de maand januari. De opmaak van deze randen, plus de voorwaardelijke opmaak, gaan we kopiëren met de kwast Opmaak kopiëren/plakken.
Selecteer de kolommen B en C (klik hiervoor op kolomletter B en sleep opzij, zodat B en C geselecteerd zijn). Klik op de knop Opmaak kopiëren/plakken, sleep over de kolommen D tot en met Y en laat los; alle opmaak van kolom B en C wordt overgebracht op de andere maanden van het jaar.
Kopie opmaak
Indrukwekkende code
Wil je terugzien dat deze voorwaardelijke opmaak in de kolommen met de bedragen is terechtgekomen, klik dan op een cel met een bedrag, bijvoorbeeld op F6. Klik op Voorwaardelijke opmaak en op Regels beheren. In het venster met de instellingen zie je onder Van toepassing op een indrukwekkende code. Dat zijn de cellen 3 tot en met 30 van de kolommen B, D, F enzovoort, van precies de twaalf maanden.
Bij Formule zie je nog steeds =C3>0. Deze formule wordt dus ook horizontaal toegepast, op de kolommen om en om, en automatisch aangepast. In kolom D kijkt Excel of er iets in kolom E staat, in kolom F wordt gecheckt of er iets naast staat in kolom G enzovoort.
- Regels
Variabele kosten
Vaste kosten laten zich redelijk voorspellen, maar met variabele kosten wordt dat lastiger. En nu we toch met het huishoudboekje bezig zijn, willen we die ook meenemen. Bij de variabele kosten willen we niet weten of een bedrag betaald is, maar of dat bedrag hoger of lager was dan begroot. Hiervoor zetten we een begroting op voor twaalf maanden, voeren we in een aparte tabel de werkelijke bedragen in en vergelijken we die twee met elkaar. Vervolgens laten we via voorwaardelijke opmaak met kleur weergeven of het bedrag hoger of lager was dan verwacht.
De opzet ziet eruit als onderstaande afbeelding.
- Begroting
In kolom Q tot en met AB staan de maanden met de bedragen die je verwacht. In kolom B tot en met M staan dezelfde maanden en daar komen de werkelijke bedragen. Kolom N telt de bedragen van elke post op, in N3 staat daarvoor de formule =SOM(B3:M3).
Kolom O berekent het gemiddelde per maand; hiervoor staat in O3 de formule: =N3/12. Kopieer deze beide cellen omlaag. Kopieer N3 ook naar AC3, kopieer O3 naar AD3 en kopieer ze daar omlaag, zodat je ook bij de begroting de totalen van elke post ziet met het gemiddelde per maand.
- Bedragen vergelijken
Je houdt in de linkerhelft, onder WERKELIJK, je werkelijke uitgaven bij. Als een bedrag in werkelijkheid lager is dan begroot, is dat een meevaller. We willen dat de cel met dit bedrag dan groen wordt. Een bedrag dat in werkelijkheid hoger uitvalt dan was begroot, is een tegenvaller, die cel moet rood worden. We stellen de voorwaardelijke opmaak in één klap voor de hele tabel in. Selecteer de cellen B3 tot en met O30, begin met het selecteren in B3 en sleep schuin omlaag. In het Naamvak, links van de formulebalk, moet je B3 zien. Dit is belangrijk, want we stellen hierna de formule op, zoals die voor B3 geldt, en dan wordt deze achter de schermen op alle geselecteerde cellen toegepast.
Klik op Voorwaardelijke opmaak en kies Nieuwe regel; er verschijnt een venster. Kies Een formule gebruiken… en voer in het vak de formule in: =B3Q3. Klik op Opmaak, neem weer de tab Opvulling en kies een lichte kleur rood. Sluit deze vensters.
We gaan testen: typ in B3 eens een bedrag kleiner dan Q3: de cel met dit bedrag wordt groen. Typ in B3 een bedrag groter dan Q3: de cel wordt rood. En is het bedrag in B3 gelijk aan Q3, dan blijft de cel wit. Dit effect geldt voor de hele tabel WERKELIJK. Je kunt onder elke maand een bedrag invoeren; dat wordt dan meteen vergeleken met wat je begroot had en de cel verschiet van kleur.
- Groene bedragen
Hier en daar zie je een groene cel zonder bedrag. Had je bijvoorbeeld voor de bus in juli 50 euro begroot, maar heb je daaraan in juli niets uitgegeven, dan wordt die cel groen, want niets is kleiner dan 50. Wil je dat lege cellen wit blijven en pas groen worden als je daar ook echt een lager bedrag hebt ingevuld, stel de formule dan even bij.
Klik hiervoor op een van de cellen van de tabel WERKELIJK (je hoeft niet de hele tabel te selecteren), klik in het tabblad Start op Voorwaardelijke opmaak en op Regels beheren. In het venster dat verschijnt, dubbelklik je op de regel met het groene vlak (of klik op Regel bewerken); het vak met de formule verschijnt. Verander deze formule in: =EN(B3>0;B3
- Excel: Standaard Getal Notitie
De standaard getalnotatie is een eigenschap van de celstijl Standaard.
Om deze in alle nieuw te maken werkmappenen werkbladen te laten gelden, moet je een tweetal sjablonen maken.
Stap 1: standaard werkmap-sjabloon.
Maak een nieuwe werkmap (Ctrl+N).
Klik op het tabblad Start van het Lint op Celstijlen.
Klik met de rechter muisknop op de stijl Standaard.
Kies Aanpassen… uit het snelmenu.
Klik op Opmaken…
Activeer het tabblad getal indien nodig.
Kies Getal, met 2 decimalen. Vink desgewenst duizendtalscheiders aan.
Klik OK, dan nog eens OK, zodat je terug bent in Excel.
Je kunt eventueel ook nog andere aanpassingen doen, zoals het standaard lettertype, het aantal werkbladen e.d.
Sla deze werkmap op als een Excel-sjabloon met de naam Map.xltx (dit is verplicht!) in je Excel-opstartmap. Dat is normaal gesproken
C:\Users\\AppData\Roaming\Microsoft\Excel\XLSTART
AppData is een verborgen map, dus je moet verborgen bestanden en mappen weergeven om hem te zien.
Stap 2: standaard werkblad-sjabloon.
Ga uit van het sjabloon dat je in stap 1 maakte.
Verwijder alle werbladen op één na.
Sla deze werkmap op als een Excel-sjabloon met de naam Blad.xltx (dit is verplicht!) in je Excel-opstartmap.
Vanaf nu zullen alle nieuwe werkmappen en werkbladen de instellingen van de sjablonen gebruiken
- Titels vastzetten
Wanneer een Excel werkblad uit veel regels bestaat en deze langer is dan het scherm hoog is of uit meer dan één A4-pagina bestaat, is het altijd zoeken welke gegevens nu bij welke kolom horen. Nochtans is de oplossing heel eenvoudig, zet de titels van je Excel document vast. Dit kan zowel voor het scherm als voor een afdruk op een printer worden ingesteld.
Optie: deelvensters blokkeren
De optie om binnen Excel de bovenkant en/of linkerkant van een Excel sheet vast te zetten heet: titel blokkeren.
Door de titels in Excel vast te zetten, schuift je de tekst als het ware onder de titels door.
Op elk moment is dus te zien bij welke kolom de gegevens horen.
Als een overzicht breder dan 1 pagina is, is het verstandig om ook de linkerkant vast te zetten, zodat bij een regel precies te zien is waar de informatie betrekking op heeft.
Voorbeeld:
Wanneer bij voorbeeld een overzicht wordt gebruikt, bestaat het Excel werkblad uit heel veel regels met namen en heel veel kolommen. In dat geval worden de rijen met de titels vast gezet en ook de kolom(men) met de werknemers.
Werkwijze:
opmerking: bestaat de titel uit verschillende regels, dan maak je best gebruik van ‘splitsen’.
Werkwijze voor afdrukken
Om ervoor te zorgen dat wanneer het werkblad wordt afgedrukt, de titels herhaald worden op alle pagina’s moet dit worden ingesteld bij de pagina indeling.
Tekst samenvoegen:
B1 verwijst naar een tekst (Erik)
B2 verwijst naar een tekst (Servaes)
B3 verwijst naar een tekst (lidgeld)
B4 verwijst naar een bedrag (€50)
B5 verwijst steeds naar een datum (20/03/2017l).
=TEKST.SAMENVOEGEN(B1;” “;B2;” “;B3; ” ” ;”van “;EURO(B4);” “;”betaald op”;” “;TEKST(B5;”dd/mm/jjjj”))
Voorgaande formule geeft dan “Erik Servaes Lidgeld van € 50,00 betaald op 20/03/2017”
- Gegevens in meerdere werkbladen samenvoegen
Je kan de verschillende gegevens op twee manieren samenvoegen:.
• Samenvoegen op positie:
wanneer de gegevens in de brongebieden in dezelfde volgorde zijn gerangschikt en dezelfde labels hebben. Gebruik deze methode om gegevens samen te voegen vanuit een reeks werkbladen, zoals budgetwerkbladen van afdelingen die op basis van dezelfde sjabloon zijn gemaakt.
• Samenvoegen op categorie: wanneer de gegevens in de brongebieden niet in dezelfde volgorde zijn gerangschikt, maar wel dezelfde labels hebben. Gebruik deze methode om gegevens samen te voegen vanuit een reeks werkbladen met verschillende indelingen, maar dezelfde gegevenslabels.
Gegevens samenvoegen op categorie is vergelijkbaar met het maken van een draaitabel, maar kun je eenvoudig rangschikken van de categorie. Als je een flexibeler samenvoeging per categorie wil, kan je eerder een draaitabel maken.
1. Klik in het hoofdwerkblad op de cel in de linkerbovenhoek van het gebied waar u de samengevoegde gegevens wilt weergeven.
2. Klik op het tabblad Gegevens in de groep Hulpmiddelen voor gegevens op Samenvoegen.
3. Klik in het vak Functie op de samenvattingsfunctie waarmee in Excel de gegevens moeten worden samengevoegd. De standaardfunctie is SOM
4. De gegevens selecteren:
Klik hierna in het vakje Verwijzing op de knop Dialoogvenster samenvouwen om de gegevens in het werkblad te selecteren.
5. Klik in het dialoogvenster Samenvoegen op Toevoegen en herhaal de stappen om alle gewenste bereiken toe te voegen.
6. Automatische en handmatige updates: Als u wilt dat de samenvoegingstabel automatisch wordt bijgewerkt wanneer de brongegevens worden gewijzigd, schakelt u het selectievakje
Koppelingen met brongegevens maken in. Als dit selectievakje niet is ingeschakeld, kunt u de samenvoeging handmatig bijwerken.
7. Klik op OK. In Excel wordt de samenvoeging voor u gegenereerd. De gegevens zijn niet opgemaakt, dat moet u zelf doen, maar het hoeft slechts één keer, tenzij u de samenvoeging opnieuw uitvoert.
· Labels die niet overeenkomen met labels in de andere brongebieden, worden weergegeven in afzonderlijke rijen of kolommen in de samenvoeging.
· Controleer of de categorieën die u niet wilt samenvoegen over unieke labels beschikken die slechts in één bronbereik voorkomen.
- Hoe maak ik een dropdown lijst in Excel?
Een dropdown menu in Excel maken doe je zo:
• Typ de tekst in de cellen A1, B2, A2, A3 en A4 over zoals hieronder afgebeeld.
• Typ nu ergens willekeurig in je bestand de woorden zeer goed, goed, voldoende, matig en slecht (in het voorbeeld staat dat in de cellen E2 tot E6)
• Selecteer de cellen waarin je je Dropdown Menu wilt hebben; in dit geval B2, B3 en B4.
• Ga naar het tabblad Gegevens (Data), ga naar Hulpmiddelen voor gegevens en kies Gegevensvalidatie (Data Validation).
• In het venster dat openspringt kies je bij Toestaan voor ‘Lijst’.
• Nu klik je in het veld achter Bron en vervolgens selecteer je de cellen waarin je de woorden zeer goed tot en met slecht hebt ingevuld.
Het veld bij Bron wordt nu gevuld met de cellen die je hebt geselecteerd.
Klik op OK.
- Tip 05: Uitklapmenu’s
Wanneer je met meerdere mensen aan een Excel-document werkt, kan het behoorlijk vervelend zijn als zij bepaalde dingen nét iets anders noteren dan jij. Dit kun je voorkomen door uitklapmenu’s te maken, oftewel, ervoor zorgen dat mensen zelf niets meer typen, maar alleen kunnen kiezen uit een uitklapmenu. Dat klinkt heel ingewikkeld om te realiseren, maar is verbazend eenvoudig. Maak een extra werkblad aan en typ in dat werkblad in bijvoorbeeld cel A1 tot en met A5, vijf waarden die je in je uitklapmenu zou willen hebben, bijvoorbeeld: Slecht, Matig, Neutraal, Goed, Heel goed. Ga nu terug naar je eerste werkblad, en klik op de cel (of selecteer de cellen) waarin je het uitklapmenu met deze waarden zou willen opnemen. Klik op Gegevensvalidatie in het tabblad Gegevens en daarna nogmaals op Gegevensvalidatie. In het venster dat verschijnt zie je in het tabblad Instellingen het kopje Toestaan. Klik op dit uitklapmenu en klik vervolgens op Lijst. Klik nu in het veld Bron en klik vervolgens op de cellen waarvan je de inhoud wilt opnemen in je uitklapmenu (de inhoud van cel A1 t/m A5 op het andere werkblad). Wanneer je nu op OK klikt, wordt de uitklaplijst gemaakt in de geselecteerde cel(len).
- Tip 06: Contextgevoelig
Contextgevoelige uitklapmenu’s zijn menu’s waarvan de inhoud verandert aan de hand van wat er in een ander uitklapmenu is geselecteerd. Stel dat je een Excel-sheet maakt waarin mensen moeten beantwoorden of ze liever reizen per fiets of per auto, en dat je vervolgens wilt weten welk merk ze bezitten. Maak een nieuw document aan in Excel en maak direct een nieuw werkblad aan. In dit werkblad zet je in cel A1 het woord vervoersmiddelen en daaronder de opties (A2 fiets, A3 auto), in cel B1 zet je het woord auto en daaronder de merken (bijv. B2 Honda, B3, Suzuki, B4 Kia) en in cel C1 zet je het woord fietsen en daaronder de merken fiets (bijv. C2 Batavus, C3 Gazelle, C4 Giant. Selecteer alle cellen en klik in het tabblad Formules op Maken o.b.v. selectie en vink alleen Bovenste rij aan. Ga vervolgens terug naar je eerste werkblad en klik in cel A1 (hier plaatsen we het eerste uitklapmenu). Klik op Gegevensvalidatie in het tabblad Gegevens en kies voor Lijst en vul bij Bron in: =Vervoersmiddel. Vervolgens klik je op cel B1 en daarna wederom op Gegevensvalidatie. Ditmaal geef je echter het volgende in bij Bron: =indirect(A1). Hiermee geef je aan dat de inhoud van uitklapmenu B1 afhankelijk is van de keuze die gemaakt wordt in uitklapmenu A1. Je kunt hierin zo ver gaan als je wilt.
- Geavanceerd filteren naar andere locatie
Je hebt op het werkblad “personeelslijst” een gegevensgebied bestaande uit 47 rijen met de volgende indeling: “Naam, Voornaam, Gender, Positie, Departement, Salaris, Begindatum, Anciënniteit”.
We gaan geavanceerd filteren naar zelfde blad (met 1 of meerdere criteria), geavanceerd filteren naar ander blad.
Geavanceerd filteren naar andere locatie
We gaan eerst de filtercriteria bepalen, we willen bv. filteren op het departement.
Kopieer de inhoud van cel F3 “Departement” en plak deze in cel U3.
Typ of kopieer een departement in cel U4 bv. Marketing.
Selecteer en kopieer de cellen A3 tot en met I3.
Klik met de rechtermuisknop in cel U6 en kies voor plakken.
Klik in cel U4.
Ga op het lint naar “Gegevens” en klik op “Geavanceerd”
In het venster “Uitgebreid filter” zien we dat Excel het gegevensgebied (Lijstbereik) al herkend heeft.
Klik op “Kopiëren naar andere locatie”.
Klik in het vak “Criteriumbereik:” en selecteer de cellen U3 en U4.
Klik in het vak “Kopiëren naar:” en selecteer cel U9 en klik OK.
Excel TIPS
Voorwaardelijke Opmaak van Cellen
We gaan aan de slag met de functie Voorwaardelijke opmaak. Daarmee krijgen getallen of cellen een kleur, afhankelijk van de voorwaarde die je opgeeft. We hebben als voorbeeld een aantal vaste lasten onder elkaar gezet. Alle omschrijvingen staan in kolom A. In kolom B staan de bedragen die in januari moeten worden betaald. In kolom C neem je het opschrift uit onderstaande afbeelding over.In kolom D komen de bedragen die je in februari moet betalen, kolom F is voor de bedragen van maart enzovoort. De meeste bedragen moeten iedere maand betaald worden, andere bedragen slechts drie keer per jaar of zelfs maar eenmaal per jaar. Je noteert in de kolommen van alle maanden welke bedragen daarin horen.
Om aan te geven dat een bedrag in januari (in kolom B) is betaald, typ je er in kolom C iets naast: je typt een x, of OK of het woord betaald of je vult de datum in waarop het is betaald; maakt niet uit. Heb je een bedrag van de februari-kolom betaald, dan noteer je je aanduiding in kolom E enzovoort.
Veel mensen vinden Excel ingewikkeld, terwijl het juist zo handig is om deze software onder de knie te hebben. Bekijk daarom eens de cursus Excel in de praktijk van onze Tech Academy. Of ga voor de Cursusbundel Excel in de praktijk, inclusief praktijkboek!
Opmaakformule
Vervolgens zorgen we dat het betreffende bedrag rood wordt zodra je er iets naast hebt getypt. Wellicht ben je bekend met Voorwaardelijke opmaak in Excel. Daarmee laat je een cel verkleuren, afhankelijk van het getal dat daarin staat. Als dan bijvoorbeeld het getal groter wordt dan 10, wordt de cel geel en wordt dat getal vet.Nu willen wij niet de cel laten verkleuren als het getal in diezelfde cel verandert, maar als er in de cel ernaast iets wordt getypt. Die voorwaarde stel je in door middel van een formule.
Selecteer de cellen B3 tot en met B30 en klik in het tabblad Start op Voorwaardelijke opmaak. Het menu dat opent, geeft de voor de hand liggende instellingen, maar wij gaan voor een gevorderde optie. Kies onder in dat menu Nieuwe regel; in het venster dat verschijnt, kies je Een formule gebruiken om te bepalen welke cellen worden opgemaakt, waarop een invoervak verschijnt. Daarin voer je de formule in: =C3>0.
Opmaakformule
Is te doen, toch? Let erop dat in deze formule het rijnummer (de 3 van C3) gelijk is aan het nummer van de eerste rij die je hebt geselecteerd, de 3 van B3 in dit geval.Klik in ditzelfde venster op Opmaak; het venster Cellen opmaken gaat open. Neem de tab Lettertype, want hiermee bepaal je de kleur van het bedrag. Kies met de keuzelijst onder Kleur voor rood. Om te zorgen dat het bedrag ook vet wordt, klik je onder Tekenstijl op Vet. Sluit de vensters door driemaal op OK te klikken.
Zodra je nu in kolom C iets naast het bedrag typt (een x, OK, een datum of een woord), wordt het bedrag zelf rood en vet.
Het leuke is dat dit ook werkt voor negatieve bedragen, dus voor bedragen die je ontvangt, zoals storneringen van een incasso. Want de formule =C3>0 houdt niet in dat er een positief bedrag moet staan, maar betekent louter: als er ook maar iets staat in kolom C (ook een letter of een woord geldt als ‘groter dan nul’). Waarop dan de cel ernaast in kolom B zal verkleuren.
Wil je deze voorwaardelijke opmaak bijstellen, dan klik je op een van de cellen die je zojuist hebt ingesteld (in kolom B), klik je op Voorwaardelijke opmaak, Regels beheren en Regel bewerken.
- Cel verkleuren
Cel verkleuren
Misschien vind je het niet handig om het betaalde bedrag rood en vet te maken en wil je liever dat de cel met dat bedrag in dat geval grijs kleurt. Zet dan dezelfde stappen als hiervoor; klik na het invoeren van de formule op Opmaak, maar klik in het venster Cellen opmaken op de tab Opvulling en kies uit het kleurenpalet een grijstint. Dan zal de cel met het bedrag grijs kleuren zodra je in kolom C iets naast het bedrag typt.Cel verkleuren
Dezelfde formule wordt op alle cellen toegepast
Je hebt de formule =C3>0 ingegeven voor de hele serie B3 tot en met B30. Zien hoe dat werkt? Klik nog eens op cel B3, klik in het lint Start op Voorwaardelijke opmaak en klik in het menu op Regels beheren. Rechts in het venster ziet je Formule: =C3>0; dat is de voorwaarde, de if-then, maar zonder ALS ervoor. Onder Opmaak zie je het voorbeeld van de opmaak. Links lees je onder Van toepassing op: voor welke cellen deze regel geldt: =$B$3:$B$30 in ons geval. Denk de dollartekens even weg, dan staat er B3 tot en met B30 (dit is een zogeheten absolute verwijzing).Sluit dit venster en klik op een cel een paar rijen lager, bijvoorbeeld op B5. Klik weer op Voorwaardelijke opmaak en op Regels beheren. In het venster met de instellingen zie je precies dezelfde formule! Je zou verwachten dat hier zou staan =C5>0, zoals het rijnummer gewoonlijk opschuift als je een formule omlaag kopieert. Dat gebeurt bij voorwaardelijke opmaak ook wel, maar je ziet dat hier niet. Je ziet alleen de formule zoals die geldt voor de eerste cel in deze serie.
Zolang rijnummer 3 van C3 maar gelijk is aan rijnummer 3 van B3 onder Van toepassing op, kun je ervan op aan dat op de achtergrond voor de kleur van B5 de formule wordt toegepast =C5>0. Dat gaat ook goed, maar dat is in dit venster dus niet te zien.
Beheren
Opmaak kopiëren
We hebben de voorwaardelijke opmaak voor de eerste maand, januari, ingesteld. Voor de volgende maanden wordt het makkelijk, wan je kunt deze opmaak kopiëren. Ken je het trucje met de opmaak-kwast? Dat is de knop links boven in het lint Start, onder Knippen en Kopiëren. Die heet Opmaak kopiëren/plakken en dat is precies wat deze knop doet. Is een cel bijvoorbeeld geel en vet, en wil je een andere cel ook deze opmaak geven, dan klik je op de gele en vette cel, klik je op de knop Opmaak kopiëren/plakken en klik je u op een andere cel; de opmaak van de eerste cel wordt dan overgebracht op de andere cel.Dat kan deze knop ook met een hele kolom: klik op de letter van een bepaalde kolom, klik op Opmaak kopiëren/plakken en klik op de letter van een andere kolom; alle kenmerken van de eerste kolom worden overgebracht op de andere kolom. En als je niet op die ene andere kolom klikt, maar over meer kolomletters sleept, worden alle kenmerken van de originele kolom overgebracht op die andere kolommen.
Kwast
Dat kan ook voor twee kolommen die naast elkaar staan. Klik je nog even op kolom B, klik op de knop Randen en kies uit het menu de Linkerrand. Klik op kolom C, klik op de knop Randen en kies uit het menu de Rechterrand. Zo wordt duidelijk dat deze beide kolommen bij elkaar horen, bij de maand januari. De opmaak van deze randen, plus de voorwaardelijke opmaak, gaan we kopiëren met de kwast Opmaak kopiëren/plakken.Selecteer de kolommen B en C (klik hiervoor op kolomletter B en sleep opzij, zodat B en C geselecteerd zijn). Klik op de knop Opmaak kopiëren/plakken, sleep over de kolommen D tot en met Y en laat los; alle opmaak van kolom B en C wordt overgebracht op de andere maanden van het jaar.
Kopie opmaak
Indrukwekkende code
Wil je terugzien dat deze voorwaardelijke opmaak in de kolommen met de bedragen is terechtgekomen, klik dan op een cel met een bedrag, bijvoorbeeld op F6. Klik op Voorwaardelijke opmaak en op Regels beheren. In het venster met de instellingen zie je onder Van toepassing op een indrukwekkende code. Dat zijn de cellen 3 tot en met 30 van de kolommen B, D, F enzovoort, van precies de twaalf maanden.Bij Formule zie je nog steeds =C3>0. Deze formule wordt dus ook horizontaal toegepast, op de kolommen om en om, en automatisch aangepast. In kolom D kijkt Excel of er iets in kolom E staat, in kolom F wordt gecheckt of er iets naast staat in kolom G enzovoort.
- Regels
Variabele kosten
Vaste kosten laten zich redelijk voorspellen, maar met variabele kosten wordt dat lastiger. En nu we toch met het huishoudboekje bezig zijn, willen we die ook meenemen. Bij de variabele kosten willen we niet weten of een bedrag betaald is, maar of dat bedrag hoger of lager was dan begroot. Hiervoor zetten we een begroting op voor twaalf maanden, voeren we in een aparte tabel de werkelijke bedragen in en vergelijken we die twee met elkaar. Vervolgens laten we via voorwaardelijke opmaak met kleur weergeven of het bedrag hoger of lager was dan verwacht.De opzet ziet eruit als onderstaande afbeelding.
- Begroting
In kolom Q tot en met AB staan de maanden met de bedragen die je verwacht. In kolom B tot en met M staan dezelfde maanden en daar komen de werkelijke bedragen. Kolom N telt de bedragen van elke post op, in N3 staat daarvoor de formule =SOM(B3:M3).Kolom O berekent het gemiddelde per maand; hiervoor staat in O3 de formule: =N3/12. Kopieer deze beide cellen omlaag. Kopieer N3 ook naar AC3, kopieer O3 naar AD3 en kopieer ze daar omlaag, zodat je ook bij de begroting de totalen van elke post ziet met het gemiddelde per maand.
- Bedragen vergelijken
Je houdt in de linkerhelft, onder WERKELIJK, je werkelijke uitgaven bij. Als een bedrag in werkelijkheid lager is dan begroot, is dat een meevaller. We willen dat de cel met dit bedrag dan groen wordt. Een bedrag dat in werkelijkheid hoger uitvalt dan was begroot, is een tegenvaller, die cel moet rood worden. We stellen de voorwaardelijke opmaak in één klap voor de hele tabel in. Selecteer de cellen B3 tot en met O30, begin met het selecteren in B3 en sleep schuin omlaag. In het Naamvak, links van de formulebalk, moet je B3 zien. Dit is belangrijk, want we stellen hierna de formule op, zoals die voor B3 geldt, en dan wordt deze achter de schermen op alle geselecteerde cellen toegepast.Klik op Voorwaardelijke opmaak en kies Nieuwe regel; er verschijnt een venster. Kies Een formule gebruiken… en voer in het vak de formule in: =B3
Q3. Klik op Opmaak, neem weer de tab Opvulling en kies een lichte kleur rood. Sluit deze vensters. We gaan testen: typ in B3 eens een bedrag kleiner dan Q3: de cel met dit bedrag wordt groen. Typ in B3 een bedrag groter dan Q3: de cel wordt rood. En is het bedrag in B3 gelijk aan Q3, dan blijft de cel wit. Dit effect geldt voor de hele tabel WERKELIJK. Je kunt onder elke maand een bedrag invoeren; dat wordt dan meteen vergeleken met wat je begroot had en de cel verschiet van kleur.
- Groene bedragen
Hier en daar zie je een groene cel zonder bedrag. Had je bijvoorbeeld voor de bus in juli 50 euro begroot, maar heb je daaraan in juli niets uitgegeven, dan wordt die cel groen, want niets is kleiner dan 50. Wil je dat lege cellen wit blijven en pas groen worden als je daar ook echt een lager bedrag hebt ingevuld, stel de formule dan even bij.Klik hiervoor op een van de cellen van de tabel WERKELIJK (je hoeft niet de hele tabel te selecteren), klik in het tabblad Start op Voorwaardelijke opmaak en op Regels beheren. In het venster dat verschijnt, dubbelklik je op de regel met het groene vlak (of klik op Regel bewerken); het vak met de formule verschijnt. Verander deze formule in: =EN(B3>0;B3
- Excel: Standaard Getal Notitie
De standaard getalnotatie is een eigenschap van de celstijl Standaard.
Om deze in alle nieuw te maken werkmappenen werkbladen te laten gelden, moet je een tweetal sjablonen maken.
Stap 1: standaard werkmap-sjabloon.
Maak een nieuwe werkmap (Ctrl+N).
Klik op het tabblad Start van het Lint op Celstijlen.
Klik met de rechter muisknop op de stijl Standaard.
Kies Aanpassen… uit het snelmenu.
Klik op Opmaken…
Activeer het tabblad getal indien nodig.
Kies Getal, met 2 decimalen. Vink desgewenst duizendtalscheiders aan.
Klik OK, dan nog eens OK, zodat je terug bent in Excel.
Je kunt eventueel ook nog andere aanpassingen doen, zoals het standaard lettertype, het aantal werkbladen e.d.
Sla deze werkmap op als een Excel-sjabloon met de naam Map.xltx (dit is verplicht!) in je Excel-opstartmap. Dat is normaal gesproken
C:\Users\\AppData\Roaming\Microsoft\Excel\XLSTART
AppData is een verborgen map, dus je moet verborgen bestanden en mappen weergeven om hem te zien.Stap 2: standaard werkblad-sjabloon.
Ga uit van het sjabloon dat je in stap 1 maakte.
Verwijder alle werbladen op één na.
Sla deze werkmap op als een Excel-sjabloon met de naam Blad.xltx (dit is verplicht!) in je Excel-opstartmap.Vanaf nu zullen alle nieuwe werkmappen en werkbladen de instellingen van de sjablonen gebruiken
- Titels vastzetten
Wanneer een Excel werkblad uit veel regels bestaat en deze langer is dan het scherm hoog is of uit meer dan één A4-pagina bestaat, is het altijd zoeken welke gegevens nu bij welke kolom horen. Nochtans is de oplossing heel eenvoudig, zet de titels van je Excel document vast. Dit kan zowel voor het scherm als voor een afdruk op een printer worden ingesteld.
Optie: deelvensters blokkeren
De optie om binnen Excel de bovenkant en/of linkerkant van een Excel sheet vast te zetten heet: titel blokkeren.
Door de titels in Excel vast te zetten, schuift je de tekst als het ware onder de titels door.
Op elk moment is dus te zien bij welke kolom de gegevens horen.
Als een overzicht breder dan 1 pagina is, is het verstandig om ook de linkerkant vast te zetten, zodat bij een regel precies te zien is waar de informatie betrekking op heeft.
Voorbeeld:
Wanneer bij voorbeeld een overzicht wordt gebruikt, bestaat het Excel werkblad uit heel veel regels met namen en heel veel kolommen. In dat geval worden de rijen met de titels vast gezet en ook de kolom(men) met de werknemers.
Werkwijze:
opmerking: bestaat de titel uit verschillende regels, dan maak je best gebruik van ‘splitsen’.
Werkwijze voor afdrukken
Om ervoor te zorgen dat wanneer het werkblad wordt afgedrukt, de titels herhaald worden op alle pagina’s moet dit worden ingesteld bij de pagina indeling.Tekst samenvoegen:
B1 verwijst naar een tekst (Erik)
B2 verwijst naar een tekst (Servaes)
B3 verwijst naar een tekst (lidgeld)
B4 verwijst naar een bedrag (€50)
B5 verwijst steeds naar een datum (20/03/2017l).
=TEKST.SAMENVOEGEN(B1;” “;B2;” “;B3; ” ” ;”van “;EURO(B4);” “;”betaald op”;” “;TEKST(B5;”dd/mm/jjjj”))
Voorgaande formule geeft dan “Erik Servaes Lidgeld van € 50,00 betaald op 20/03/2017” - Gegevens in meerdere werkbladen samenvoegen
Je kan de verschillende gegevens op twee manieren samenvoegen:.
• Samenvoegen op positie:
wanneer de gegevens in de brongebieden in dezelfde volgorde zijn gerangschikt en dezelfde labels hebben. Gebruik deze methode om gegevens samen te voegen vanuit een reeks werkbladen, zoals budgetwerkbladen van afdelingen die op basis van dezelfde sjabloon zijn gemaakt.
• Samenvoegen op categorie: wanneer de gegevens in de brongebieden niet in dezelfde volgorde zijn gerangschikt, maar wel dezelfde labels hebben. Gebruik deze methode om gegevens samen te voegen vanuit een reeks werkbladen met verschillende indelingen, maar dezelfde gegevenslabels.
Gegevens samenvoegen op categorie is vergelijkbaar met het maken van een draaitabel, maar kun je eenvoudig rangschikken van de categorie. Als je een flexibeler samenvoeging per categorie wil, kan je eerder een draaitabel maken.
1. Klik in het hoofdwerkblad op de cel in de linkerbovenhoek van het gebied waar u de samengevoegde gegevens wilt weergeven.
2. Klik op het tabblad Gegevens in de groep Hulpmiddelen voor gegevens op Samenvoegen.
3. Klik in het vak Functie op de samenvattingsfunctie waarmee in Excel de gegevens moeten worden samengevoegd. De standaardfunctie is SOM
4. De gegevens selecteren:
Klik hierna in het vakje Verwijzing op de knop Dialoogvenster samenvouwen om de gegevens in het werkblad te selecteren.
5. Klik in het dialoogvenster Samenvoegen op Toevoegen en herhaal de stappen om alle gewenste bereiken toe te voegen.
6. Automatische en handmatige updates: Als u wilt dat de samenvoegingstabel automatisch wordt bijgewerkt wanneer de brongegevens worden gewijzigd, schakelt u het selectievakje
Koppelingen met brongegevens maken in. Als dit selectievakje niet is ingeschakeld, kunt u de samenvoeging handmatig bijwerken.
7. Klik op OK. In Excel wordt de samenvoeging voor u gegenereerd. De gegevens zijn niet opgemaakt, dat moet u zelf doen, maar het hoeft slechts één keer, tenzij u de samenvoeging opnieuw uitvoert.
· Labels die niet overeenkomen met labels in de andere brongebieden, worden weergegeven in afzonderlijke rijen of kolommen in de samenvoeging.
· Controleer of de categorieën die u niet wilt samenvoegen over unieke labels beschikken die slechts in één bronbereik voorkomen. - Hoe maak ik een dropdown lijst in Excel?
Een dropdown menu in Excel maken doe je zo:
• Typ de tekst in de cellen A1, B2, A2, A3 en A4 over zoals hieronder afgebeeld.
• Typ nu ergens willekeurig in je bestand de woorden zeer goed, goed, voldoende, matig en slecht (in het voorbeeld staat dat in de cellen E2 tot E6)
• Selecteer de cellen waarin je je Dropdown Menu wilt hebben; in dit geval B2, B3 en B4.
• Ga naar het tabblad Gegevens (Data), ga naar Hulpmiddelen voor gegevens en kies Gegevensvalidatie (Data Validation).
• In het venster dat openspringt kies je bij Toestaan voor ‘Lijst’.
• Nu klik je in het veld achter Bron en vervolgens selecteer je de cellen waarin je de woorden zeer goed tot en met slecht hebt ingevuld.
Het veld bij Bron wordt nu gevuld met de cellen die je hebt geselecteerd.
Klik op OK. - Tip 05: Uitklapmenu’s
Wanneer je met meerdere mensen aan een Excel-document werkt, kan het behoorlijk vervelend zijn als zij bepaalde dingen nét iets anders noteren dan jij. Dit kun je voorkomen door uitklapmenu’s te maken, oftewel, ervoor zorgen dat mensen zelf niets meer typen, maar alleen kunnen kiezen uit een uitklapmenu. Dat klinkt heel ingewikkeld om te realiseren, maar is verbazend eenvoudig. Maak een extra werkblad aan en typ in dat werkblad in bijvoorbeeld cel A1 tot en met A5, vijf waarden die je in je uitklapmenu zou willen hebben, bijvoorbeeld: Slecht, Matig, Neutraal, Goed, Heel goed. Ga nu terug naar je eerste werkblad, en klik op de cel (of selecteer de cellen) waarin je het uitklapmenu met deze waarden zou willen opnemen. Klik op Gegevensvalidatie in het tabblad Gegevens en daarna nogmaals op Gegevensvalidatie. In het venster dat verschijnt zie je in het tabblad Instellingen het kopje Toestaan. Klik op dit uitklapmenu en klik vervolgens op Lijst. Klik nu in het veld Bron en klik vervolgens op de cellen waarvan je de inhoud wilt opnemen in je uitklapmenu (de inhoud van cel A1 t/m A5 op het andere werkblad). Wanneer je nu op OK klikt, wordt de uitklaplijst gemaakt in de geselecteerde cel(len).
- Tip 06: Contextgevoelig
Contextgevoelige uitklapmenu’s zijn menu’s waarvan de inhoud verandert aan de hand van wat er in een ander uitklapmenu is geselecteerd. Stel dat je een Excel-sheet maakt waarin mensen moeten beantwoorden of ze liever reizen per fiets of per auto, en dat je vervolgens wilt weten welk merk ze bezitten. Maak een nieuw document aan in Excel en maak direct een nieuw werkblad aan. In dit werkblad zet je in cel A1 het woord vervoersmiddelen en daaronder de opties (A2 fiets, A3 auto), in cel B1 zet je het woord auto en daaronder de merken (bijv. B2 Honda, B3, Suzuki, B4 Kia) en in cel C1 zet je het woord fietsen en daaronder de merken fiets (bijv. C2 Batavus, C3 Gazelle, C4 Giant. Selecteer alle cellen en klik in het tabblad Formules op Maken o.b.v. selectie en vink alleen Bovenste rij aan. Ga vervolgens terug naar je eerste werkblad en klik in cel A1 (hier plaatsen we het eerste uitklapmenu). Klik op Gegevensvalidatie in het tabblad Gegevens en kies voor Lijst en vul bij Bron in: =Vervoersmiddel. Vervolgens klik je op cel B1 en daarna wederom op Gegevensvalidatie. Ditmaal geef je echter het volgende in bij Bron: =indirect(A1). Hiermee geef je aan dat de inhoud van uitklapmenu B1 afhankelijk is van de keuze die gemaakt wordt in uitklapmenu A1. Je kunt hierin zo ver gaan als je wilt.
- Geavanceerd filteren naar andere locatie
Je hebt op het werkblad “personeelslijst” een gegevensgebied bestaande uit 47 rijen met de volgende indeling: “Naam, Voornaam, Gender, Positie, Departement, Salaris, Begindatum, Anciënniteit”.
We gaan geavanceerd filteren naar zelfde blad (met 1 of meerdere criteria), geavanceerd filteren naar ander blad.
Geavanceerd filteren naar andere locatie
We gaan eerst de filtercriteria bepalen, we willen bv. filteren op het departement.
Kopieer de inhoud van cel F3 “Departement” en plak deze in cel U3.
Typ of kopieer een departement in cel U4 bv. Marketing.
Selecteer en kopieer de cellen A3 tot en met I3.
Klik met de rechtermuisknop in cel U6 en kies voor plakken.
Klik in cel U4.
Ga op het lint naar “Gegevens” en klik op “Geavanceerd”
In het venster “Uitgebreid filter” zien we dat Excel het gegevensgebied (Lijstbereik) al herkend heeft.
Klik op “Kopiëren naar andere locatie”.
Klik in het vak “Criteriumbereik:” en selecteer de cellen U3 en U4.
Klik in het vak “Kopiëren naar:” en selecteer cel U9 en klik OK.